Anwendungsfall
E-Mails auffindbar machen. Geschäftsvorgänge zusammenhalten.
Geschäftliche Informationen sollen nicht ausschließlich in persönlichen Postfächern liegen. Ein passendes E-Mail-Management verbindet Nachrichten mit Dokumenten und Vorgängen.
Ablage ist eine fachliche Entscheidung
Welche E-Mails gehören zu einem Kunden, einer Rechnung oder einem Vertrag? Was muss aufbewahrt werden, wer darf zugreifen und was darf gelöscht werden? Diese Fragen gehen einer technischen Archivierung voraus.
Den geeigneten Ansatz wählen
ELO unterscheidet client- und serverbasierte Ansätze. Die bewusste Ablage durch Anwender kann den Vorgangsbezug unterstützen. Eine serverseitige Verarbeitung verfolgt andere Ziele bei Erfassung und Zentralisierung. Welches Vorgehen geeignet ist, richtet sich nach Ihren Anforderungen und Regeln.
Postfächer und Prozesse verbinden
Wir betrachten die bestehende E-Mail-Umgebung, fachliche Zuordnungen und Zugriffskonzepte. Auch der Umgang mit privaten oder besonders schutzbedürftigen Inhalten muss geklärt sein. Eine technische Erfassung allein stellt noch keine rechtliche Gesamtbewertung dar.
FAQ
Häufig gefragt
Reicht es, E-Mails manuell in einen Ordner zu verschieben?
Ersetzt ein E-Mail-Archiv unser Backup?
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