Dokumenten­management einführen: Dokumente finden, Prozesse verbinden.

Wenn Informationen an zu vielen Orten liegen

E-Mail-Postfächer, Dateiverzeichnisse und Fachanwendungen erfüllen jeweils ihren Zweck. Schwierig wird es, wenn niemand mehr sicher weiß, wo der aktuelle Stand liegt oder welche Freigabe bereits erfolgt ist. Dann kostet nicht nur die Suche Zeit, sondern auch die Abstimmung.

Aus einer Ablage wird eine Arbeitsgrundlage

Enterprise Content Management verbindet Dokumente mit Metadaten, Berechtigungen und Abläufen. Mit ELO lassen sich beispielsweise Rechnungen, Verträge oder Personalunterlagen in ihrem fachlichen Zusammenhang organisieren. Suche, Versionen und Workflowfunktionen unterstützen die Bearbeitung.

Eingangsdokumente automatisch erkennen

Rechnungen, Lieferscheine oder Schriftverkehr kommen als Scan, PDF oder E-Mail an. ELO DocXtractor und ABBYY Vantage klassifizieren solche Dokumente und lesen die benötigten Felder aus, damit sie im richtigen Vorgang landen. Entscheidend sind Ihre Dokumentarten, die Qualität des Eingangs und das Zielsystem. Die fachliche Nachprüfung bleibt Teil des Ablaufs.

Dokumente digital unterschreiben

Viele Dokumentenprozesse enden mit einer Unterschrift: Verträge, Freigaben, Personalunterlagen. Mit smoodiSign bringen Sie die digitale Signatur direkt in den ELO-Prozess, ohne Ausdruck und ohne Medienbruch. Wie der Ablauf aussieht, zeigt unsere Leistung Digitale Signatur.

Was wir mit Ihnen gestalten

Wir klären Dokumentarten, Verantwortlichkeiten und Ablagestrukturen. Gemeinsam mit Ihren Fachbereichen definieren wir, welche Informationen benötigt werden und wer darauf zugreifen darf. Anschließend planen wir Migration, Schnittstellen und die ersten produktiven Abläufe.

Ein wichtiger Teil ist die Einführung im Team: nachvollziehbare Regeln, Schulung und geeignete Ansprechpersonen. So wird aus einer technischen Installation eine Arbeitsweise, die sich im Alltag nutzen lässt.

Im Zusammenspiel mit Ihrer bestehenden IT

Welche Verbindung zu Microsoft 365, ERP oder CRM sinnvoll ist, hängt von den konkreten Systemen und dem Betriebsmodell ab. Wir prüfen die passende Integration, statt jede verfügbare Schnittstelle pauschal zu versprechen.

Ein sinnvoller Einstieg

Starten Sie mit einem klar umrissenen Bereich, etwa dem Posteingang oder der Rechnungsfreigabe. Darauf lassen sich weitere Anwendungsfälle aufbauen, wenn Struktur, Rechte und Nutzung passen.