Ein Dokumentenbestand, auf den alle Standorte zugreifen.

Die Ausgangslage

Die Boscor Gruppe musste eine effiziente Lösung für die Archivierung und Verwaltung ihrer umfangreichen Dokumentenflut finden, um täglich verschiedenste Dokumente wie Angebote, Verträge, Rechnungen und Lohnabrechnungen systematisch zu erfassen und zu speichern. Durch die transparente Archivierung sollte ein spezieller Freigabeprozess die unkomplizierte Verfügbarkeit und standortübergreifende Verwaltung für alle Mitarbeiter im Unternehmen gewährleisten.

Ein weiteres zentrales Anliegen war die Aufbewahrung aller geschäftsrelevanten Dokumente nach gesetzlich vorgeschriebener Frist. Dadurch sollten neben der Zugänglichkeit und Freigabe der Dokumente auch alle gesetzlichen Compliance-Anforderungen, insbesondere die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für geschäftsrelevante Unter agen und E-Mails, strikt befolgt werden.

Die Lösung

Im Einsatz sind ELO ECM Suite, ELO E-Mail Management und UDS for ELO.

Die Ziele des Projekts

Transparente Archivierung und Verwaltung zahlreicher Dokumente.

Strukturierung von klassischen Anfragen, Angeboten, Verträgen, Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Lohnabrechnungen.

Schneller und unkomplizierter Zugriff auf den gesamten Dokumentenbestand für alle Mitarbeiter unternehmensweit.

Einführung eines Freigabeprozesses für Geschäftsdokumente unter Berücksichtigung standortübergreifender Dokumentenverwaltung.

Erfüllung aller Compliance-Anforderungen in Bezug auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Das Ergebnis

Optimierte Verarbeitung von Dokumenten für eine deutlich verkürzte Bearbeitungszeit.

Transparente unternehmensweite Dokumentensteuerung aufgrund dynamischer Workflows.

Transparente Prozesse und Einheitliche Ablagestruktur.

Schnelle Dokumentensuche durch die leistungsstarke Suchfunktion der ELO iSearch.

Flexibler Zugriff auf alle Dokumente und E-Mails unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.