Rechnungen und Personalakte im Hotelbetrieb digitalisieren.

Die Ausgangslage

Im Rahmen unseres anstehenden Digitalisierungsprojekts standen wir vor der Herausforderung, einen erfahrenen Partner für unsere Digitalisierungsvorhaben zu finden. Die Einführung von DATEV Rechnungswesen war nur der Anfang – im Zuge der Einführung planten wir die parallele Implementierung eines Enterprise Content Management Systems, welches eine reibungslose Integration in DATEV Rechnungswesen sicherstellen soll.

Neben diesem Vorhaben war die Modernisierung unseres Eingangsrechnungs- und E-Mail-Managements ein weiterer Fokus. Unsere Suche konzentrierte sich auf innovative Lösungen, um bestehende, noch teilweise analoge Prozesse nahtlos in das neue Enterprise Content Management zu integrieren.

Die Lösung

Im Einsatz sind ELO ECM Suite, ELO for DATEV, ELO E-Mail Management und ELO HR Personnel File.

Die Ziele des Projekts

Enge Verzahnung zwischen dem ECM System und DATEV Rechnungswesen

Automatisierung von bestehenden Geschäftsprozessen sowie Steuerung geschäftsrelevanter Daten

Revisionssicherer Verwahrung nach rechtlichen Grundlagen

Digitaler Freigabeprozess

Reduzierung von Fehlern und manueller Nacharbeit

Durchgehende digitale Personalprozesse

Reduzierung des Verwaltungsaufwandsim Bereich HR

Das Ergebnis

Optimierte Verarbeitung von Rechnungen für eine deutlich verkürzte Bearbeitungszeit.

Beschleunigte und vereinfachte Freigabe von Rechnungen durch automatisierte Workflows.

Klar definierte und transparente Verantwortlichkeiten in Personal- sowie Rechnungsprozessen.

Flexibler Zugriff auf Personalakten sowie Erfüllung der EUDSGVO-Anforderungen

Effektive Reduzierung von Fehlern und manueller Nacharbeit.

Nahtloser, automatischer Datenaustausch zwischen beiden Systemen.