Arbeitszeiterfassung ist Pflicht. Das Gesetz dazu fehlt noch.

Was heute gilt

Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die Pflicht folgt aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz, den das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 unionsrechtskonform ausgelegt hat (1 ABR 22/21). Der Beschluss hat diese Pflicht festgestellt, nicht neu geschaffen. Ein Gesetz, das Form, Frist und Technik der Erfassung regelt, gibt es bis heute nicht.

Ausgangspunkt war das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18). Der Gerichtshof entschied, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Adressat dieses Urteils war der Gesetzgeber, nicht der einzelne Betrieb. Das Bundesarbeitsgericht hat die Lücke drei Jahre später über das Arbeitsschutzgesetz geschlossen.

Daneben stehen zwei ältere Vorschriften, die unabhängig davon gelten. Nach § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz muss die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Nach § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz müssen für bestimmte Beschäftigtengruppen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festgehalten werden. Verstöße gegen § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz können nach § 22 Arbeitszeitgesetz mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

Was geplant ist, und was davon noch nicht gilt

Am 18. Juni 2026 ist ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes bekannt geworden. Das Ministerium hat ihn nicht amtlich veröffentlicht; alle Angaben dazu beruhen auf Berichten über eine kursierende Arbeitsfassung und lassen sich an keinem offiziellen Dokument überprüfen. Ein Referentenentwurf ist die erste Textfassung aus einem Ministerium. Er steht vor Ressortabstimmung, Kabinettsbeschluss und parlamentarischem Verfahren. Das Ministerium selbst hat den Text als interne Arbeitsfassung bezeichnet. Verabschiedet ist davon nichts. Wer heute Termine plant, sollte das berücksichtigen.

Inhaltlich sieht der Entwurf vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnung darf an Beschäftigte oder Dritte übertragen werden; verantwortlich bleibt der Arbeitgeber. Beschäftigte sollen eine Kopie ihrer Aufzeichnungen verlangen können. Die Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren bleibt. Für die Flexibilisierung ist vorgesehen, dass Tarifvertragsparteien statt einer täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbaren können.

Für die Umstellung nennt der Entwurf gestaffelte Übergangsfristen: Im ersten Jahr nach Inkrafttreten dürfen alle Arbeitgeber noch nichtelektronisch aufzeichnen, Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten zwei Jahre, Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten fünf Jahre. Kleinstbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten und Privathaushalte sollen dauerhaft ohne elektronische Erfassung auskommen dürfen. Diese Zahlen stammen aus einer nicht amtlich veröffentlichten Arbeitsfassung und können sich im Verfahren ändern. Diese Zahlen stammen aus einem Entwurf und können sich im Verfahren ändern. Belastbar planen lässt sich mit ihnen noch nicht.

Wer erfassen muss und wer nicht

Die Pflicht aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts trifft Arbeitgeber unabhängig von Größe, Branche und Rechtsform. Ihre Grenze ist der Anwendungsbereich des Arbeitsschutzgesetzes: Nach § 1 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz gilt es nicht für Hausangestellte in privaten Haushalten und – soweit dort eigene Vorschriften bestehen – nicht für Beschäftigte auf Seeschiffen und in Betrieben, die dem Bundesberggesetz unterliegen. Eine Bagatellgrenze gibt es derzeit nicht; die im Entwurf diskutierte Grenze von zehn Beschäftigten betrifft nur die elektronische Form, nicht die Erfassung selbst. Ausgenommen vom Arbeitszeitgesetz sind nach § 18 Absatz 1 Nummer 1 Arbeitszeitgesetz unter anderem leitende Angestellte im Sinne des § 5 Absatz 3 Betriebsverfassungsgesetz und Chefärzte. Diese Ausnahme betrifft nur das Arbeitszeitgesetz. Das Arbeitsschutzgesetz, aus dem das Bundesarbeitsgericht die Erfassungspflicht ableitet, enthält keine entsprechende Ausnahme; ob die Erfassungspflicht deshalb auch für diese Gruppen gilt, ist bisher nicht höchstrichterlich geklärt.

Für zwei Gruppen gilt zusätzlich § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz: geringfügig Beschäftigte nach § 8 Absatz 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch – ausgenommen Beschäftigungen in Privathaushalten nach § 8a Viertes Buch Sozialgesetzbuch – und Beschäftigte in den Wirtschaftsbereichen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau, Gastronomie, Speditionen und Fleischwirtschaft. Die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung nimmt davon Arbeitnehmer aus, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 4.461 Euro überschreitet (2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweist), ebenso im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Dort müssen Beginn, Ende und Dauer spätestens am siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet sein. Diese Pflicht ist älter als die Rechtsprechung und wird vom Zoll kontrolliert.

Nicht erfasst werden Personen, die keine Arbeitnehmer sind. § 2 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz bezeichnet als Arbeitnehmer Arbeiter und Angestellte sowie die zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten. Ob eine Geschäftsführung, ein Gesellschafter oder ein freier Mitarbeiter darunterfällt, hängt vom Einzelfall ab und ist eine arbeitsrechtliche Frage. Klären Sie die Abgrenzung, bevor Sie Personengruppen im System anlegen – nachträgliche Umstellungen betreffen meist auch die Abrechnung.

Vertrauensarbeitszeit: was davon bleibt

Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Beschäftigte über die Lage ihrer Arbeitszeit selbst entscheiden. Sie bedeutet nicht, dass niemand die Arbeitszeit aufschreibt. Beides lässt sich trennen: Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden, die Verantwortung für ihre Richtigkeit bleibt beim Arbeitgeber. Der Referentenentwurf schreibt diese Delegationsmöglichkeit ausdrücklich fest. Vertrauensarbeitszeit ohne jede Dokumentation ist dagegen mit der Pflicht aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz nicht vereinbar.

Der Entwurf verlangt zusätzlich, dass der Arbeitgeber durch geeignete Maßnahmen sicherstellt, dass ihm Verstöße gegen Vorgaben zu Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden. Praktisch heißt das: Das System muss auffallen lassen, wenn jemand elf Stunden arbeitet oder die Ruhezeit unterschreitet. Eine reine Ablage von Stundenzetteln erfüllt das nicht. Ob diese Formulierung das Verfahren übersteht, ist offen.

Wie der Nachweis aussehen muss

Der Europäische Gerichtshof nennt drei Eigenschaften: objektiv, verlässlich, zugänglich (C-55/18). Was diese drei Begriffe im Einzelnen verlangen, definiert der Gerichtshof nicht. In der Praxis werden sie so verstanden: objektiv als nicht von einer nachträglichen Einschätzung abhängig, verlässlich als vollständig und mit nachvollziehbaren Änderungen, zugänglich als einsehbar für Beschäftigte und Aufsichtsbehörde. Verbindlich festgelegt ist diese Auslegung bisher nicht. Erfasst werden Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, nicht nur die Stunden oberhalb von acht.

Eine bestimmte Technik schreibt die heutige Rechtslage nicht vor. Das Bundesarbeitsgericht hat in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 ausdrücklich festgehalten, dass die Erfassungspflicht nicht zwingend eine elektronische Form verlangt; je nach Tätigkeit und Betrieb kann auch eine Aufzeichnung auf Papier genügen. Wer heute eine Tabelle führt, verstößt allein wegen der Form nicht gegen geltendes Recht. Ob die Aufzeichnung genügt, entscheidet sich am Inhalt: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit müssen erfasst sein, die Aufzeichnungen müssen verlässlich sein, und für die Gruppen des § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz gilt zusätzlich die Sieben-Tage-Frist. Wer sie führt, sollte allerdings klären, wie Korrekturen dokumentiert werden und wer sie freigibt.

Eine ausdrückliche Pflicht, Pausen gesondert aufzuzeichnen, enthält das geltende Recht nicht: Verlangt sind Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit. Praktisch lassen sich die werktägliche Höchstarbeitszeit des § 3 Arbeitszeitgesetz, die Ruhepause des § 4 Arbeitszeitgesetz und die Ruhezeit von elf Stunden nach § 5 Arbeitszeitgesetz ohne Pausenzeiten aber nicht nachvollziehen. Ohne sie lässt sich weder die werktägliche Höchstarbeitszeit des § 3 Arbeitszeitgesetz noch die Ruhepause des § 4 Arbeitszeitgesetz noch die Ruhezeit von elf Stunden nach § 5 Arbeitszeitgesetz prüfen. Ein Nachweis, der nur Summen je Tag enthält, beantwortet die Fragen der Aufsichtsbehörde nicht. Legen Sie deshalb früh fest, welche Zeitpunkte erfasst werden und welche Werte das System daraus rechnet.

Aufbewahrung: zwei Jahre sind der Ausgangspunkt

Nach § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz sind die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz nennt dieselbe Frist, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Der Referentenentwurf übernimmt die zwei Jahre. Andere Aufbewahrungspflichten aus dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht können daneben bestehen und länger laufen; prüfen Sie diese getrennt und nicht über die Zeiterfassung mit.

Die Frist ist eine Mindestfrist, keine Freigabe zum dauerhaften Speichern. Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e Datenschutz-Grundverordnung dürfen sie nur so lange in identifizierbarer Form vorliegen, wie es für den Zweck erforderlich ist. Legen Sie deshalb zusammen mit der Einführung fest, wann Rohdaten gelöscht werden und welche Auswertungen in welcher Form erhalten bleiben.

Was das praktisch im Betrieb bedeutet

Die erste Entscheidung ist nicht die Software, sondern der Erfassungsweg je Arbeitsplatz. Ein Terminal am Eingang passt zur Fertigung, nicht zum Außendienst. Eine App auf dem Diensthandy passt zur Montage, nicht zur Schicht ohne Gerät. Homeoffice, Baustelle, Kundentermin und Werkstatt haben unterschiedliche Anforderungen an Bedienung, Netzverfügbarkeit und Standortbezug. Wer diese Wege vorher aufschreibt, spart sich später Sonderregelungen für jede dritte Person.

Die zweite Entscheidung betrifft Korrekturen. Vergessene Buchungen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Klären Sie, wer eine Zeit nachtragen darf, wer sie freigibt, bis wann das geschehen muss und wie die Änderung sichtbar bleibt. Dasselbe gilt für Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Dienstreise und Freizeitausgleich müssen in dieselbe Systematik passen, sonst entstehen zwei Wahrheiten über denselben Tag.

Die dritte Entscheidung ist die Übergabe an die Lohnabrechnung. Zuschläge, Zeitkonten und Abwesenheiten müssen in der Form ankommen, die Ihr Abrechnungssystem oder Ihr Steuerbüro erwartet. Wie sich diese Punkte in einem Einführungsprojekt sortieren lassen, beschreiben wir unter /leistungen/digitale-zeiterfassung/; zur eingesetzten Technik finden Sie Angaben unter /technologien/reiner-sct-timecard/. Für die Ablage der Personaldokumente ist /anwendungsfaelle/digitale-personalakte/ der passende Anschluss.

Betriebsrat: worüber mitbestimmt wird

Ob Arbeitszeit erfasst wird, ist keine Frage der Mitbestimmung mehr. Genau das war der Gegenstand des Beschlusses vom 13. September 2022: Weil die Einführung eines Erfassungssystems gesetzlich vorgeschrieben ist, kann der Betriebsrat sie nicht über eine Einigungsstelle erzwingen. Das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Absatz 1 Betriebsverfassungsgesetz besteht nur, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht.

Die Ausgestaltung bleibt mitbestimmungspflichtig. Das Bundesarbeitsgericht hat dem Betriebsrat dafür ein Initiativrecht nach § 87 Absatz 1 Nummer 7 Betriebsverfassungsgesetz in Verbindung mit § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz zugesprochen. Daneben ist ein Zeiterfassungssystem eine technische Einrichtung im Sinne des § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz, weil es geeignet ist, Verhalten und Leistung zu überwachen. Zu regeln sind unter anderem Erfassungswege, Auswertungen, Zugriffsrechte, Umgang mit Korrekturen, Löschfristen und der Ausschluss von Leistungskontrolle. Planen Sie für diese Verhandlung Zeit ein und beginnen Sie damit vor der Systemauswahl, nicht danach.

Häufige Irrtümer

„Es gibt noch kein Gesetz, also muss ich noch nichts tun.“ Die Pflicht ergibt sich aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts und gilt seit September 2022. Was fehlt, ist die Ausgestaltung im Arbeitszeitgesetz, nicht die Pflicht. Die Aufsichtsbehörden der Länder können nach § 22 Arbeitsschutzgesetz Anordnungen treffen.

„Es muss elektronisch sein.“ Heute nicht. Die elektronische Form ist Gegenstand des Entwurfs, nicht des geltenden Rechts. Umgekehrt gilt: „Wir haben ein System, also sind wir fertig“ ist ebenfalls falsch. Ein System, das niemand korrekt bedient, erzeugt Aufzeichnungen, die weder vollständig noch verlässlich sind. Die Einführung entscheidet sich an Regeln und Einweisung, nicht an der Anschaffung.

„Wer Zeit erfasst, muss jede geltend gemachte Überstunde bezahlen.“ Das Bundesarbeitsgericht hat am 4. Mai 2022 entschieden (5 AZR 359/21), dass die unionsrechtliche Pflicht zur Arbeitszeitmessung die Darlegungs- und Beweislast im Überstundenvergütungsprozess nicht verändert. Beschäftigte müssen weiterhin darlegen, dass Überstunden angeordnet, gebilligt, geduldet oder zur Erledigung der Arbeit notwendig waren.

„Zeiterfassung ist Leistungskontrolle.“ Technisch wäre sie das, rechtlich ist genau das der Grund für die Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz. In der Praxis lässt sich die Auswertung begrenzen: auf Rollen, auf Auswertungszwecke, auf Aufbewahrungsfristen. Wer diese Grenzen in der Betriebsvereinbarung festhält und im System technisch abbildet, nimmt der Einführung den größten Teil des Widerstands.

Keine Rechtsberatung, sondern Einordnung

Diese Seite gibt den Stand vom 17. September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. smoodi.consulting berät zu Einführung und Betrieb von Zeiterfassung, nicht zu Rechtsfragen. Für die Bewertung Ihres Einzelfalls, für Betriebsvereinbarungen und für tarifliche Besonderheiten ziehen Sie bitte anwaltliche Beratung hinzu. Wir arbeiten in Projekten regelmäßig mit den Vorgaben, die Ihre Rechtsberatung oder Ihr Betriebsrat gesetzt hat.

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Stand und Quellen

Stand: 17. September 2026. Dieser Beitrag gibt den Stand der Recherche wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Verwendete Quellen: EuGH, Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18 (CCOO) — https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-55/18; BAG, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21 — https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/; BAG, Urteil vom 4. Mai 2022, 5 AZR 359/21 — https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/5-azr-359-21/; § 3 Arbeitsschutzgesetz — https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__3.html; § 22 Arbeitsschutzgesetz (Befugnisse der Aufsichtsbehörden) — https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__22.html; §§ 2 bis 5 Arbeitszeitgesetz (Arbeitnehmerbegriff, Höchstarbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeit) — https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/index.html; § 16 Arbeitszeitgesetz — https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html; § 18 Arbeitszeitgesetz — https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__18.html; § 22 Arbeitszeitgesetz — https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__22.html; § 17 Mindestlohngesetz — https://www.gesetze-im-internet.de/milog/__17.html; § 87 Betriebsverfassungsgesetz — https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html; Art. 5 Datenschutz-Grundverordnung — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679; Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, Juni 2026 (interne Arbeitsfassung, nicht verabschiedet) — https://www.bmas.de/DE/Service/Gesetze-und-Gesetzesvorhaben/gesetze-und-gesetzesvorhaben.html.