GoBD erfüllen heißt: Verfahren beschreiben, nicht Software kaufen.

Was die GoBD sind und was sie ausdrücklich nicht sind

Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie beschreiben, wie Unternehmen steuerlich relevante Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen elektronisch führen, aufbewahren und für eine Prüfung bereitstellen müssen. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und zuletzt am 14. Juli 2025. Ein Gesetz sind die GoBD nicht.

Sie binden die Finanzbehörden, nicht die Gerichte. Die eigentlichen Pflichten stehen in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch, vor allem in den §§ 145 bis 147 AO und in den §§ 238 und 257 HGB. Eine GoBD-Zertifizierung für Software gibt es nicht: Nach Randziffer 180 werden Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit weder in einer Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt. Zertifikate Dritter dürfen bei der Auswahl helfen, binden die Finanzbehörde aber nicht (Randziffer 181).

Der Begriff revisionssicher kommt in der Abgabenordnung, im Handelsgesetzbuch und in den GoBD nicht vor. Er stammt aus der Dokumentenmanagement-Branche und fasst zusammen, was die Vorschriften verlangen: auffindbar, vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und lesbar über die gesamte Frist. Als Arbeitsbegriff ist das brauchbar, als Zusage nicht. Geprüft wird, wie Software, Einstellungen, Berechtigungen und Arbeitsweise in Ihrem Haus zusammenwirken.

Unveränderbarkeit: wo sie im Alltag tatsächlich entsteht

Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Randziffer 108 überträgt das auf IT-Verfahren: Was einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt wurde, darf nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder ersetzt werden. Spätere Änderungen sind erlaubt, wenn der ursprüngliche Inhalt und die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben (Randziffer 111).

Randziffer 110 nennt drei Wege dorthin: Hardware, Software oder Organisation. Und einen Satz, der die meisten Diskussionen auslöst: Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden. Ein Laufwerk mit Ordnerstruktur ist damit kein Archiv. Randziffer 109 nennt zwei weitere Muster: Daten werden exportiert, unprotokolliert bearbeitet und zurückgespielt. Oder Stapelbuchungen bleiben bis zum Jahresabschluss offen.

Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit im Arbeitsalltag

Randziffer 32 formuliert den Maßstab: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können, und jeder Geschäftsvorfall muss sich in Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen. Das gilt in beide Richtungen, vom Beleg über Grundaufzeichnung und Konto bis zur Steuererklärung und zurück. Dieser Maßstab entscheidet in einer Prüfung mehr als jede Funktionsliste.

Vollständig heißt auch zeitgerecht. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten. Für unbare Geschäftsvorfälle nennt Randziffer 47 eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich. Wer Belege sammelt und periodenweise verarbeitet, hat selten ein Softwareproblem und meistens eine Lücke im Ablauf. Ein digitaler Posteingang, der Dokumente sofort erfasst, indexiert und zuordnet, adressiert beide Punkte.

Die Verfahrensdokumentation: der übersehene Teil

Für jedes IT-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen (Randziffer 151). Sie beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess: von der Entstehung der Information über Indizierung, Verarbeitung und Speicherung bis zum eindeutigen Wiederfinden und zur Absicherung gegen Verlust (Randziffer 152). Das ist kein Beiwerk, sondern der Nachweis selbst.

Nach Randziffer 153 besteht sie in der Regel aus vier Teilen: einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Die allgemeine Beschreibung und die Anwenderdokumentation kommen aus Ihrem Haus, weil nur dort steht, wer wann was tut. Teile der technischen Dokumentation liefert der Hersteller. Die Betriebsdokumentation entsteht dort, wo das System betrieben wird, intern oder beim Dienstleister.

Randziffer 154 ist der Satz, an dem die meisten Dokumentationen scheitern: Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das beschriebene Verfahren dem tatsächlich eingesetzten voll entspricht, einschließlich der Programmversionen. Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein; dem wird nach Randziffer 154 genügt, wenn sie versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird. Ein Dokument, das zur Einführung geschrieben und danach nie wieder angefasst wurde, beschreibt nach zwei Releasewechseln ein Verfahren, das es nicht mehr gibt.

An einer Stelle entlastet Randziffer 155: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Das ist eine Verhältnismäßigkeitsregel, keine Freistellung. Für den Einstieg gibt es die Muster-Verfahrensdokumentation von Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband zum ersetzenden Scannen. Sie gibt der eigenen Beschreibung eine Gliederung.

Aufbewahrungsfristen nach Dokumentart, mit Fundstelle

Zehn Jahre gelten für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen. Fundstelle ist § 147 Absatz 1 Nummer 1 in Verbindung mit Absatz 3 Satz 1 AO, handelsrechtlich § 257 Absatz 1 Nummer 1 in Verbindung mit Absatz 4 Satz 1 HGB. Ebenfalls zehn Jahre gelten für Zollunterlagen nach § 147 Absatz 1 Nummer 4a AO.

Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, nach § 147 Absatz 1 Nummer 4 in Verbindung mit Absatz 3 Satz 1 AO und § 257 Absatz 4 Satz 1 HGB. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz. Nach Artikel 97 § 19a Absatz 2 EGAO gilt sie erstmals für Unterlagen, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren (Artikel 97 § 19a Absatz 3 EGAO).

Sechs Jahre gelten für alle übrigen Unterlagen: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Absatz 1 Nummern 2, 3 und 5 in Verbindung mit Absatz 3 Satz 1 AO). Bei Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Frist mit Erhalt beziehungsweise Versand der Rechnung (§ 147 Absatz 3 Sätze 3 und 4 AO).

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Absatz 4 AO, § 257 Absatz 5 HGB). Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Absatz 3 Satz 5 AO). Für die Verfahrensdokumentation gilt dasselbe, solange die Frist der Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie erforderlich ist (Randziffer 154).

E-Mails sind keine eigene Dokumentart

Randziffer 121 stellt auf Inhalt und Funktion ab, nicht auf die Bezeichnung: E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind elektronisch aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als Transportmittel für einen Anhang und enthält selbst keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist sie es nicht, wie früher der Papierumschlag. Was ein Handelsbrief ist, definiert § 257 Absatz 2 HGB knapp: Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

Damit fallen Auftragsbestätigung, Reklamation und Preisabsprache im Mailverlauf darunter, die rein interne Abstimmung ohne Außenbezug nicht. Diese Unterscheidung kann kein Programm treffen. Sie ist eine Regel, die Ihr Haus festlegt und in der Verfahrensdokumentation beschreibt. Ob vollständige Journalarchivierung oder selektive Zuordnung zum Vorgang passt, hängt vom Postfachbetrieb ab; die Seite E-Mail-Archivierung geht auf beide Varianten ein.

E-Rechnungen verändern die Aufbewahrung

Für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ist die Rechnung seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG); weil es dafür keine Zustimmung des Empfängers mehr braucht (§ 14 Absatz 1 Satz 5 UStG) und die Übergangsregeln des § 27 Absatz 38 UStG nur die Ausstellung betreffen, müssen Unternehmen E-Rechnungen seitdem empfangen können. Ausgenommen sind unter anderem nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze. Das BMF hat die GoBD am 14. Juli 2025 daran angepasst. Kern der Änderung: Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Sätze 3 und 6 UStG reicht es, den strukturierten Teil aufzubewahren (Randziffer 119). Der menschenlesbare Teil ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind – etwa Buchungsvermerke – und im Übrigen die Anforderungen der GoBD erfüllt werden.

Für hybride Formate wie ZUGFeRD heißt das nach Randziffer 125: Entscheidend ist der strukturierte Datenteil, und er darf nicht durch eine Formatumwandlung verloren gehen. Ein Ablageprozess, der die eingehende XML-Datei in ein Bildformat wandelt und das Original verwirft, zerstört genau den Teil, der aufzubewahren ist. Was daraus für Eingang, Prüfung und Freigabe folgt, behandelt die Seite zur E-Rechnung als Prozessaufgabe.

Papier scannen und vernichten: was verlangt wird

Papierbelege dürfen nach dem bildlichen Erfassen vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (Randziffer 140). Das entstandene elektronische Dokument muss mit dem Original bildlich übereinstimmen, wenn es lesbar gemacht wird (§ 147 Absatz 2 Nummer 1 AO). Randziffer 130 stellt klar, dass Smartphone, Multifunktionsgerät oder Scan-Straße gleichermaßen in Frage kommen, solange die Anforderungen erfüllt sind.

Pflicht ist nach Randziffer 136, dass das Verfahren dokumentiert wird; eine Organisationsanweisung ist dort als Soll-Vorgabe formuliert („sollte daher eine Organisationsanweisung erstellen“) und in der Prüfungspraxis der übliche Nachweis dafür. Randziffer 136 nennt den Inhalt: wer erfassen darf, wann erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung nötig ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit läuft und wie Fehler protokolliert werden. Diese sechs Punkte nennt Randziffer 136 ausdrücklich nur beispielhaft („unter anderem“); wie ausführlich die Beschreibung ausfallen muss, hängt von Geschäftstätigkeit, Organisationsstruktur und eingesetztem System ab. Genau diese Seite fehlt in vielen Häusern, in denen längst gescannt wird.

Was ein DMS leisten muss und was Organisation bleibt

Auf der Systemseite lassen sich die Anforderungen benennen: Festschreiben mit Protokoll, Versionierung statt Überschreiben, ein eindeutiger Index und eine dauerhafte Verknüpfung zum Vorgang über die gesamte Frist (Randziffer 122), Recherche über Metadaten, Export und maschinelle Auswertbarkeit, Aufbewahrungsklassen mit gesteuerter Löschung, Berechtigungen mit Vertretungsregel. Dazu die Bereitstellung für den Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 AO.

Organisation bleibt alles andere. Welche Dokumentart in welche Aufbewahrungsklasse fällt. Wer entscheidet, ob eine E-Mail ein Geschäftsbrief ist. Wann ein Dokument festgeschrieben wird und wer das auslöst. Wer die Verfahrensdokumentation pflegt, wenn ein Update kommt. Diese Punkte lassen sich nicht einkaufen. Sie sind der Grund, warum zwei Häuser mit demselben Produkt unterschiedlich gut durch eine Prüfung kommen.

Beim Speicherort gilt: Elektronische Bücher dürfen ohne Genehmigung in einem oder mehreren EU-Mitgliedstaaten geführt und aufbewahrt werden, solange der Datenzugriff der Finanzbehörde nach § 147 Absatz 6 AO in vollem Umfang möglich bleibt (§ 146 Absatz 2a AO); für Drittstaaten braucht es eine Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde unter den Voraussetzungen des § 146 Absatz 2b AO. Beim Systemwechsel: Solange noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, genügt es nach § 147 Absatz 6 Satz 5 AO, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung oder Auslagerung folgt, nur noch auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten.

Zehn Fragen zur Selbstprüfung

Erstens: Wissen Sie, in welchen Systemen steuerlich relevante Daten liegen, auch in Vor- und Nebensystemen? Zweitens: Gibt es für jedes dieser Systeme eine Verfahrensdokumentation? Drittens: Ist deren letzte Änderung datiert und versioniert? Viertens: Können Sie benennen, an welchem Punkt ein eingehender Beleg festgeschrieben wird? Fünftens: Liegen aufbewahrungspflichtige Dokumente noch auf Netzlaufwerken oder in Postfächern? Sechstens: Gibt es eine schriftliche Regel, welche E-Mails aufbewahrt werden?

Siebtens: Existiert die Organisationsanweisung zum Scannen nach Randziffer 136? Achtens: Sind Aufbewahrungsfristen je Dokumentart hinterlegt, mit acht Jahren für Buchungsbelege? Neuntens: Werden eingehende E-Rechnungen im strukturierten Format aufbewahrt? Zehntens: Könnten Sie einem Prüfer heute Daten und Verfahrensdokumentation maschinell auswertbar übergeben? Jedes Nein ist kein Verstoß, sondern eine offene Stelle. Entfällt dadurch die Beweiskraft nach § 158 Absatz 1 AO, rückt eine Schätzung nach § 162 AO in Reichweite.

Womit Sie anfangen

Der erste Schritt ist keine Software. Nehmen Sie eine Dokumentart mit Volumen, meist die Eingangsrechnung. Schreiben Sie auf, wo sie ankommt, wer sie prüft, wann sie festgeschrieben wird, wie lange sie liegt und wie sie gefunden wird. Dieses eine Blatt ist der Anfang Ihrer Verfahrensdokumentation und gleichzeitig der Kern eines Anforderungsprofils. Wie daraus ein Ablauf wird, zeigen die Seiten Rechnungsmanagement und DMS einführen.

Was diese Seite nicht leisten kann, ist eine Aussage darüber, ob Ihre Buchführung ordnungsmäßig ist. Diese Beurteilung gehört zu Ihrem steuerlichen Berater, und die Finanzverwaltung erteilt dazu nach Randziffer 180 keine Positivtestate. smoodi begleitet Einführung und Betrieb der Systeme, in denen Dokumente entstehen und liegen, etwa mit ELO.

Stand und Quellen

Stand: 17. September 2026. Dieser Beitrag gibt den Stand der Recherche wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Verwendete Quellen: BMF-Schreiben GoBD vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269) — https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html; BMF-Schreiben vom 11. März 2024, Änderung der GoBD (BStBl I S. 374) — https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/AO-Anwendungserlass/2024-03-11-aenderung-gobd.pdf; BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, 2. Änderung der GoBD, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088 — https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.html; § 146 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen — https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html; § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen — https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html; § 158 AO, Beweiskraft der Buchführung — https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__158.html; Artikel 97 § 19a EGAO, Aufbewahrungsfristen (Anwendungsregelung) — https://www.gesetze-im-internet.de/aoeg_1977/art_97__19a.html; § 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen — https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html; Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, BStBK und DStV, Version 2.1, Stand 27. Februar 2026 — https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/steuerrecht-und-rechnungslegung/fachinfos/BStBK_Muster-VerfD-ersetzendes-Scannen_v2.0-2019-11-29.pdf.