Prozessautomatisierung lohnt sich nicht für jeden Prozess

Welche Prozesse sich lohnen und welche Sie besser lassen

Ein Prozess lohnt die Automatisierung, wenn er häufig vorkommt, einem stabilen Regelwerk folgt, klare Entscheider hat und heute Wartezeit erzeugt. Nicht lohnend sind seltene Vorgänge, Abläufe ohne verbindliche Regeln und solche, die gerade fachlich umgebaut werden. Ein ungeklärter Prozess wird durch Software nicht klar, sondern nur schneller falsch.

Diese vier Merkmale lassen sich ohne Werkzeug prüfen. Menge: Wie oft läuft der Vorgang, täglich oder dreimal im Jahr? Regel: Lässt sich die Entscheidung als Satz formulieren, den zwei Personen gleich verstehen? Wartezeit: Liegt der Vorgang zwischen den Schritten herum, weil jemand nicht erreichbar ist? Nachweis: Muss später jemand belegen können, wer wann entschieden hat. Je mehr dieser Punkte zutreffen, desto tragfähiger ist der Fall.

Umgekehrt gibt es Abläufe, die man besser in Ruhe lässt. Prozesse, die in jedem zweiten Fall anders laufen, weil die fachliche Regel fehlt. Prozesse, deren Zuständigkeit zwischen zwei Abteilungen strittig ist. Prozesse, die nur existieren, weil ein früheres System sie verlangt hat. Der billigste automatisierte Schritt ist der, den Sie streichen.

Einen Prozess aufnehmen, ohne Monate zu verlieren

Die Aufnahme braucht keine Prozesslandkarte des gesamten Hauses. Sie braucht einen Termin mit den Personen, die den Vorgang tatsächlich bearbeiten, und einen echten Fall auf dem Tisch. Durchgegangen wird: Was löst den Vorgang aus? Welche Daten liegen am Anfang vor und welche fehlen? Wer entscheidet was, und wer entscheidet, wenn diese Person im Urlaub ist? Woran ist der Vorgang beendet? Diese fünf Fragen ergeben in wenigen Stunden ein belastbares Bild.

Der zweite Schritt ist die Trennung von Normalfall und Ausnahme. Viele Aufnahmen verlaufen sich, weil jede denkbare Sondersituation gleich mitmodelliert wird. Sinnvoller ist, den Normalfall sauber zu beschreiben und für alles andere einen definierten Ausstieg vorzusehen: Der Vorgang geht an eine benannte Person zur manuellen Bearbeitung. Wie oft dieser Ausstieg genutzt wird, zeigt der laufende Betrieb. Erst dann lohnt es sich zu entscheiden, welche Ausnahme wirklich in die Anwendung gehört.

Standard, Konfiguration oder Low-Code: drei Wege

Der erste Weg ist der Standard: Eine vorhandene Anwendung kann den Prozess bereits, etwa das ERP für Bestellfreigaben oder das HR-System für Abwesenheiten. Der zweite Weg ist die Konfiguration einer Fachanwendung, die den Prozesstyp kennt und für Ihre Rollen, Felder und Stufen eingestellt wird. Der dritte Weg ist eine workflowgesteuerte Anwendung auf einer Low-Code-Plattform, die den Ablauf über Systemgrenzen hinweg abbildet. Welcher Weg passt, hängt am Prozess, nicht an einer Vorliebe.

Die Folgekosten unterscheiden sich deutlicher als die Anschaffung. Der Standard ist im Betrieb am günstigsten, solange Sie im Standard bleiben. Jede Abweichung verschiebt Aufwand in die nächste Version: Was als Anpassung gebaut wird, muss bei jedem Update erneut geprüft werden. Die Konfiguration einer Fachanwendung bleibt beherrschbar, solange Ihr Prozess dem Grundmuster der Anwendung folgt, und wird teuer, sobald Sie dagegen arbeiten.

Low-Code kostet an einer anderen Stelle. Die erste Anwendung entsteht vergleichsweise zügig, der dauerhafte Aufwand liegt in Dokumentation, Testumgebung und der Frage, wer Änderungen freigibt. Auch eine grafisch erstellte Regel ist Logik, die jemand verstehen und pflegen muss. Wie sich die drei Wege gegeneinander abwägen lassen, behandelt unsere Seite zu Low-Code oder Standard unter /wissen/low-code-oder-standardloesung/. Die Umsetzung beschreiben wir unter /leistungen/workflow-low-code/, die eingesetzte Plattform unter /technologien/webcon/.

Vier Prozesse, ohne Zahlen durchgerechnet

Eingangsrechnung: Der Fall trägt sich in fast jedem Betrieb. Die Menge ist hoch, die Prüfregel ist beschreibbar, der Nachweis ist ohnehin verlangt. Buchungsbelege sind nach § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung acht Jahre aufzubewahren. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen elektronische Rechnungen nach § 14 Absatz 1 und 2 UStG empfangen können, während die Pflicht zum Versand nach § 27 Absatz 38 UStG gestaffelt greift. Mehr dazu unter /wissen/e-rechnung-prozess/ und /anwendungsfaelle/rechnungsmanagement/.

Urlaubsantrag: Hohe Menge, triviale Regel, aber wenig gewonnene Zeit je Vorgang. Der Fall lohnt sich meist nicht als eigenes Projekt, sondern nur, wenn das Personalsystem ihn ohnehin mitbringt oder wenn Sie bewusst einen einfachen Übungsprozess brauchen, um Rollen, Vertretung und Freigabelogik einmal sauber zu klären. Als Alleinstellungsgrund für eine neue Plattform taugt er nicht.

Investitionsfreigabe: Die Menge ist gering, der Wert je Vorgang hoch. Hier zahlt sich Automatisierung nicht über gesparte Minuten aus, sondern über Nachvollziehbarkeit. Wer hat auf welcher Datengrundlage zugestimmt, wer wurde übersprungen, welche Wertgrenze galt? Dieser Prozess rechnet sich über Revisionssicherheit und über den Wegfall von Rückfragen, nicht über Durchsatz.

Onboarding neuer Mitarbeitender: Ein Querschnittsprozess über Personal, IT, Fachbereich und Gebäude. Er lohnt sich, weil Vergessen teuer ist: fehlender Zugang am ersten Tag, ein nicht bestelltes Gerät, eine offene Berechtigung nach dem Austritt. Er lohnt sich aber nur, wenn die Zuständigkeiten vorher geklärt sind. Ist strittig, wer das Notebook bestellt, macht die Automatisierung diesen Streit sichtbar, nicht kleiner.

Was nach dem ersten Prozess passiert

Der zweite Prozess ist günstiger als der erste, und zwar aus einem strukturellen Grund: Stammdatenanbindung, Rollenmodell, Berechtigungen, Testverfahren und Betriebsablauf sind bereits gebaut. Was beim ersten Vorhaben als hoher Grundaufwand erschien, verteilt sich ab dem zweiten Prozess. Deshalb ist die Reihenfolge wichtiger als die Auswahl: Der erste Prozess sollte die Anbindungen erzwingen, die Sie später ohnehin brauchen.

Gleichzeitig entsteht ab dem zweiten Prozess Bedarf an einem Betriebsmodell. Zu klären ist, wer Änderungen anfordern darf, wer sie fachlich abnimmt, wer testet und wo dokumentiert wird. Ohne diese Festlegung wächst innerhalb der Plattform genau die unübersichtliche Landschaft, die Sie durch sie ablösen wollten. Ein halber Tag für diese Regeln erspart später die Rekonstruktion von Prozessen, die niemand mehr erklären kann.

Woran Automatisierungsprojekte scheitern

Der häufigste Fehler ist das digitale Abbild. Ein Papierformular wird Feld für Feld nachgebaut, samt Angaben, die seit Jahren niemand auswertet, und samt Unterschriften, die nur aus Gewohnheit eingeholt werden. Das Ergebnis ist ein Ablauf, der digital genauso umständlich ist wie vorher, jetzt aber zusätzlich Lizenzkosten verursacht. Vor der Umsetzung gehört deshalb die Frage zu jedem Schritt: Was passiert, wenn wir ihn weglassen?

Der zweite Fehler ist ein Vorhaben ohne fachlichen Eigentümer. Baut die IT den Prozess und der Fachbereich nimmt ihn nur ab, fehlt später die Person, die über Ausnahmen entscheidet. Der dritte Fehler ist der zu große Start: fünf Prozesse gleichzeitig, keiner davon produktiv. Der vierte ist fehlende Pflege. Ein Prozess, den nach dem Rollout niemand anfasst, veraltet mit der ersten Organisationsänderung.

Mitbestimmung und Datenschutz klären Sie vorher

Workflow-Anwendungen protokollieren, wer einen Vorgang wann bearbeitet hat. Damit können sie in den Anwendungsbereich von § 87 Absatz 1 Nummer 6 des Betriebsverfassungsgesetzes fallen, der technische Einrichtungen betrifft, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Ob das greift, ist eine rechtliche Bewertung, die wir nicht vornehmen. Bewährt hat sich, den Betriebsrat bereits bei der Prozessaufnahme einzubeziehen, nicht erst vor dem Rollout.

Ein zweiter Punkt betrifft vollautomatische Entscheidungen. Nach Artikel 22 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung hat eine betroffene Person das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie ähnlich erheblich beeinträchtigt. Für Personalprozesse heißt das praktisch: Vorbereiten darf die Anwendung, entscheiden muss ein Mensch. Klären Sie das, bevor Sie den Ablauf festlegen.

Stand und Quellen

Stand: 17. September 2026. Dieser Beitrag gibt den Stand der Recherche wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Verwendete Quellen: Abgabenordnung § 147 — https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html; Umsatzsteuergesetz § 14 — https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html; Umsatzsteuergesetz § 27 — https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html; Betriebsverfassungsgesetz § 87 — https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html; Datenschutz-Grundverordnung Artikel 22 — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679.