ZUGFeRD oder XRechnung: welches Format wann sinnvoll ist

ZUGFeRD oder XRechnung: die kurze Antwort

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtteil und die übliche Wahl gegenüber Behörden. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML und im Verkehr zwischen Unternehmen leichter zu vermitteln, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware ansehen kann.

Die Wahl fällt beim Versand. Gesetzlich verlangt ist beim Empfang nur, dass Sie die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 5). Welches zulässige Format und welchen Übertragungsweg Sie mit einem Lieferanten nutzen, ist nach demselben Schreiben zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien zu klären. Wer das nicht mit jedem Lieferanten einzeln verhandeln will, sollte beide Formate verarbeiten können. Damit ist die Formatfrage für die meisten Betriebe die kleinere Hälfte der Aufgabe. Die größere beginnt danach, wenn die Datei im Haus ist und niemand sie einem Vorgang zuordnen kann.

Maßgeblich ist nicht der Name des Formats, sondern die Norm dahinter. Nach § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG muss das strukturierte elektronische Format entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen (Nummer 1) oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein (Nummer 2); im zweiten Fall verlangt Satz 7, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben in ein Format ermöglicht, das dieser Norm entspricht oder mit ihr interoperabel ist.

Warum es zwei Formate nebeneinander gibt

Der Ausgangspunkt ist europäisch. Die Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 verpflichtete die Mitgliedstaaten, dafür zu sorgen, dass öffentliche Auftraggeber normkonforme elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten. Die technische Umsetzung übernahm danach das CEN mit der Normenreihe EN 16931 — so ausdrücklich das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (UStAE Abschnitt 14.1 Absatz 13). Diese beschreibt ein Kerndatenmodell: welche Angaben eine Rechnung enthält und wie sie benannt sind. Eine einzelne Datei schreibt sie nicht vor. Deshalb können mehrere Formate darauf aufsetzen.

XRechnung entstand auf der Verwaltungsseite. Sie wurde für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt und bildet deutsche Besonderheiten ab, etwa die Leitweg-ID, mit der eine Behörde die Rechnung der richtigen Stelle zuordnet. Für Rechnungen an Bundesbehörden müssen Rechnungssteller seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen (§ 3 Absatz 1 in Verbindung mit § 11 Absatz 3 ERechV) und dabei grundsätzlich den Standard XRechnung verwenden; ein anderer Standard ist zulässig, wenn er der europäischen Norm entspricht (§ 4 Absatz 1 ERechV), weshalb auch ZUGFeRD angenommen wird. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen nach Direktaufträgen bis 1.000 Euro (§ 3 Absatz 3 ERechV). Ein Sichtteil fehlt bewusst, weil die Gegenstelle maschinell verarbeitet.

ZUGFeRD entstand auf der Wirtschaftsseite. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat es für den Verkehr zwischen Unternehmen entworfen, in dem sehr unterschiedlich ausgestattete Häuser aufeinandertreffen. Ein Handwerksbetrieb und ein Konzern mit eigener Rechnungsplattform bekommen dieselbe Datei und können beide damit arbeiten. Das französische Factur-X ist technisch identisch, was grenzüberschreitend hilft.

ZUGFeRD im Aufbau: ein PDF, das Daten mitführt

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine Datei, zwei Teile. Ein PDF/A-3, das ein Mensch öffnen und lesen kann, und ein darin eingebetteter XML-Datensatz nach UN/CEFACT Cross Industry Invoice, den eine Software auswertet. Der Empfänger sieht eine gewohnte Rechnung und kann sie zugleich automatisch verarbeiten. Das macht das Format im Mittelstand beliebt, wo Lieferanten unterschiedlich weit sind.

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden, von MINIMUM über BASIC WL und BASIC bis EN 16931 und EXTENDED. Der Unterschied entscheidet über die Zulässigkeit. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243) nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als zulässiges Format, nimmt MINIMUM und BASIC-WL aber ausdrücklich aus.

Ein Punkt wird im Alltag unterschätzt: Bei einem hybriden Format bilden die Daten im strukturierten Teil den führenden Teil. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gehen nach demselben BMF-Schreiben die strukturierten Daten vor. Ein abweichender Bildteil kann eine weitere Rechnung darstellen, für die § 14c UStG zu prüfen ist. Der Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Teil möglich.

XRechnung im Aufbau: reines XML mit deutschen Regeln

XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtteil. Sie ist die deutsche CIUS zur EN 16931, also eine Einschränkung des europäischen Kerndatenmodells auf nationale Anforderungen, ergänzt um zusätzliche Geschäftsregeln. Herausgegeben wird sie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrats. Daneben gibt es eine konforme Erweiterung, die Extension, für zusätzlichen Informationsbedarf.

Ohne Anzeigeprogramm sieht ein Mensch nur Markup. Eine zusätzliche menschenlesbare Fassung ist laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nicht erforderlich, weil sich eine standardisierte Datei über eine Visualisierungsanwendung darstellen lässt. Praktisch heißt das trotzdem: Wer eine XRechnung prüfen oder freigeben soll, braucht eine solche Anzeige. Fehlt sie, entstehen Behelfslösungen und Ausdrucke.

XRechnung wird in festen Zyklen fortgeschrieben, Änderungen werden vorab angekündigt. Welche Version wann gilt, steht bei der Koordinierungsstelle auf xeinkauf.de und sollte vor jedem Projektstart dort nachgesehen werden. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kommt die Leitweg-ID hinzu, die im Feld BT-10 übermittelt wird. Fehlt sie dort, weist die Rechnungseingangsplattform die Datei zurück.

Die Gegenüberstellung: was welches Format leistet

Lesbarkeit: ZUGFeRD zeigt eine PDF-Seite, XRechnung braucht eine Visualisierung. Verbreitung: XRechnung dominiert gegenüber Behörden, ZUGFeRD zwischen Unternehmen. Dateigröße: Das PDF trägt Ballast mit, was bei großen Rechnungsmengen stört. Fehlerquellen: Bei ZUGFeRD kommt die Abweichung zwischen Bild und Daten hinzu, bei XRechnung entfällt sie.

Für die Verarbeitung macht es kaum einen Unterschied. Beide liefern dieselben Felder nach EN 16931, ZUGFeRD in der CII-Syntax, XRechnung wahlweise in CII oder UBL. Was ein System auslesen kann, entscheidet die Implementierung, nicht das Format. Fragen Sie bei einer Softwareauswahl deshalb nicht, ob beide Formate unterstützt werden, sondern welche Profile und Versionsstände getestet sind.

Eine ehrliche Einordnung: Für den Empfang brauchen Sie ohnehin beides. Für den Versand entscheidet der Empfängerkreis. Wer überwiegend an Behörden fakturiert, nimmt XRechnung. Wer an kleine und mittlere Unternehmen fakturiert, fährt mit ZUGFeRD ruhiger. Beides parallel auszustellen ist technisch möglich und in gemischten Kundenstrukturen üblich.

Empfangen ist das eine, verarbeiten das andere

Die Empfangsfähigkeit ist schnell hergestellt. Ein E-Mail-Postfach genügt formal, denn eine Vorgabe für einen bestimmten Übertragungsweg gibt es nicht. Genau das erzeugt eine trügerische Ruhe: Der Betrieb ist empfangsbereit, hat aber keinen Weg für das, was danach kommt. Die Datei liegt im Postfach einer Person, und dort endet der Prozess.

Danach beginnen die eigentlichen Fragen. Wie wird die Rechnung sichtbar gemacht, wenn sie kein PDF enthält? Wer ordnet sie einer Bestellung zu? Woran erkennt jemand, dass eine Rechnung liegen geblieben ist? Wie kommt der strukturierte Datensatz in die Buchhaltung, ohne abgetippt zu werden? Diese Fragen sind organisatorisch, bevor sie technisch werden. Mehr dazu unter /wissen/e-rechnung-prozess/.

Ein zweiter Punkt betrifft die Prüfung. Eine Validierung sagt, ob eine Datei formal korrekt ist und die Geschäftsregeln eingehalten sind. Sie sagt nichts darüber, ob die Leistung erbracht wurde oder der Steuersatz stimmt. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt klar, dass eine Validierung die Prüfpflicht des Empfängers nicht ersetzt, und empfiehlt, den Validierungsbericht aufzubewahren.

Der Weg durch den Betrieb: prüfen, freigeben, archivieren

Ein belastbarer Ablauf besteht aus fünf Schritten. Eingang über definierte Kanäle statt über persönliche Postfächer. Technische Prüfung von Format und Geschäftsregeln. Zuordnung zu Bestellung oder Projekt. Sachliche und kaufmännische Freigabe nach Ihren Zuständigkeiten. Übergabe von Daten und Dokument an Buchhaltung und Archiv. Jeder Schritt braucht eine Zuständigkeit und eine Vertretung.

Interessant wird es bei den Abweichungen, denn dort scheitern Einführungen. Eine Rechnung ohne Bestellbezug. Ein Betrag, der um zwölf Euro vom Auftrag abweicht. Eine Freigeberin im Urlaub. Eine Datei, die an der Validierung scheitert und fachlich trotzdem in Ordnung ist. Wer diese Fälle erst im Betrieb entdeckt, baut Umgehungswege, und die Umgehungswege werden zum eigentlichen Prozess.

Nicht jeder Geschäftsregelfehler ist steuerlich relevant. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet Formatfehler von Verletzungen der Geschäftsregeln und nennt als Beispiel, dass eine fehlende Angabe im Feld BT-10 umsatzsteuerlich unbeachtlich ist. Legen Sie deshalb fest, welche Prüfergebnisse zur Ablehnung führen und welche nur dokumentiert werden. Sonst weist Ihre Buchhaltung Rechnungen zurück, die sie annehmen dürfte.

Die Aufbewahrung ist kein Anhängsel. Nach § 14b Absatz 1 UStG ist ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen, und die maschinelle Auswertbarkeit muss sichergestellt sein. Ein ausgedrucktes PDF genügt nicht. Was daraus folgt, steht unter /wissen/gobd-revisionssichere-archivierung/.

Was mit ERP und Steuerberater zu klären ist

Auf der Systemseite sind vier Fragen vor jedem Projekt zu beantworten. Welche Formate und Profile kann Ihr ERP heute einlesen und schreiben? Über welche Schnittstelle gelangen Belegdaten in die Finanzbuchhaltung? Welches System führt das Archiv? Und wer pflegt die Lieferantenstammdaten, damit Rechnungen automatisch zugeordnet werden können?

Auf der steuerlichen Seite gehört die Kanzlei früh an den Tisch. Zu klären sind der Übergabeweg der Buchungsdaten, die Frage, wo das Original liegt und wer es aufbewahrt, der Umgang mit Rechnungen, die keine E-Rechnung sein müssen, und die Behandlung von Gutschriften und Korrekturen. smoodi berät nicht steuerlich und nicht rechtlich. Diese Punkte gehören in die Hand Ihrer Steuerberatung.

Ein häufiges Missverständnis betrifft die Reihenfolge. Viele Betriebe suchen zuerst eine Software und beschreiben danach ihren Prozess. Sinnvoller ist der umgekehrte Weg: erst den Weg einer Rechnung durch Ihr Haus aufzeichnen, mit Ausnahmen, dann prüfen, welches System diesen Weg abbilden kann. Wie ein solcher Ablauf aussehen kann, zeigt /anwendungsfaelle/rechnungsmanagement/.

Die Fristen im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfrist und ohne Rücksicht auf die Unternehmensgröße. Für das Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsregelungen nach § 27 Absatz 38 UStG. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen weiter auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden.

Für Umsätze nach dem 31. Dezember 2026 verlängert sich diese Möglichkeit bis zum 31. Dezember 2027 für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat. Bis zum 31. Dezember 2027 dürfen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers zudem über EDI-Verfahren nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG in einem Format übermittelt werden, das der Norm nicht entspricht (§ 27 Absatz 38 Nummer 3 UStG). Danach endet nicht EDI selbst: Ein zwischen den Parteien vereinbartes Format bleibt nach § 14 Absatz 1 Satz 6 Nummer 2 UStG zulässig, wenn es die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben in ein EN-16931-konformes oder damit interoperables Format ermöglicht. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht ohne Übergang.

Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV — nicht jedoch bei Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG, etwa bei Bauleistungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers —, Fahrausweise nach § 34 UStDV und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV. Sie dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Kleinunternehmer sind damit von der Ausstellungspflicht befreit, von der Empfangspflicht aber nicht. Auch Rechnungen über nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen fallen nicht unter die Pflicht.

Was sich noch bewegen kann: Auf europäischer Ebene ist das nicht mehr offen: Mit der Richtlinie (EU) 2025/516 zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter, angenommen am 11. März 2025 und in Kraft seit 14. April 2025, gelten ab dem 1. Juli 2030 digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze auf Basis von E-Rechnungen; bestehende nationale Meldesysteme sind bis zum 1. Januar 2035 daran anzugleichen. Wie Deutschland ein nationales Meldeverfahren ausgestaltet, ist dagegen noch nicht geregelt. Wie ein nationales Meldeverfahren aussehen wird, ist nicht abschließend geregelt. Wer heute Abläufe festlegt, sollte deshalb auf saubere strukturierte Daten achten, nicht nur auf ein lesbares Abbild.

Stand und Quellen

Stand: 17. September 2026. Dieser Beitrag gibt den Stand der Recherche wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Verwendete Quellen: Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung) — https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf; Bundesministerium der Finanzen, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, BStBl I S. 1320 — https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-der-obligatorischen-elektronischen-rechnung.pdf; § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) — https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html; § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen) — https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html; § 27 Absatz 38 UStG (Übergangsregelungen zur E-Rechnung) — https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html; Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32014L0055; Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 (EDI) — https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A31994H0820; KoSIT / XStandards Einkauf, Standard XRechnung — https://xeinkauf.de/xrechnung/; FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland), ZUGFeRD — https://www.ferd-net.de/; Beschaffungsamt des BMI, Elektronische Rechnung an Bundesbehörden (E-Rechnungsverordnung, Leitweg-ID) — https://www.bescha.bund.de/DE/FuerUnternehmen/KaufhausDesBundes/elektronische_Rechnung/elektronische_Rechnung_node.html.